Die Rechtssichere E-Mail Archivierung ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sich damit die verpflichtenden rechtlichen Anforderungen optimal erfüllen lassen. Außerdem verhindern Sie damit Datenverluste und optimieren Ihrer E-Mail-Infrastruktur. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die E-Mail-Archivierung nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance für Ihr Unternehmen ist.
Warum ist rechtssichere E-Mail-Archivierung wichtig?
Die Bedeutung der rechtssicheren E-Mail-Archivierung wird oft unterschätzt. Viele verlassen sich auf integrierte Archivierungsfunktionen wie Outlook oder manuelle Backups, ohne zu erkennen, dass diese nicht den Anforderungen entsprechen. In diesem Artikel erläutern wir, was “rechtssicher” in Bezug auf E-Mail-Archivierung bedeutet und welche spezifischen Anforderungen erfüllt werden müssen.
Die Anforderungen an rechtssichere E-Mail-Archivierung:
Um als rechtssicher zu gelten, muss die E-Mail-Archivierung bestimmte Kriterien erfüllen. Dazu gehören:
- Langfristige Speicherung (6 oder 10 Jahre)
- Vollständige und lückenlose Archivierung
- Unveränderbare Archivierung
- Zeitnahe Archivierung
- Auffindbarkeit innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens (durch Metadaten)
- Protokollierung von Einsicht und Veränderungen im Archiv
Die Missachtung dieser Anforderungen kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Geld- und Freiheitsstrafen.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Bestimmte E-Mails, wie Bilanzen, Rechnungen, Inventarlisten und Auftragsbestätigungen, müssen aus steuerlichen Gründen archiviert werden. Normale geschäftliche Kommunikation, die für den Geschäftsbetrieb relevant ist, muss ebenfalls archiviert werden. Außerdem ist es wichtig zu beachten, dass E-Mail-Anhänge immer mit archiviert werden müssen. Doch es gibt auch Arten von Kommunikation, die bewusst nicht archiviert werden sollten, wie private E-Mails, Bewerberdaten und Werbung/Spam.
Zusätzliche Vorteile einer Mailarchiv-Lösung:
Ein gutes Mailarchiv ist keine Bürde sondern ein Werkzeug zur Optimierung Ihrer Mail Infrastruktur. Sie profitieren von:
- Aufgeräumte Postfächer
- Einhaltung von Postfachbegrenzungen
- Reduzierung des Speicherbedarfs
- Entlastung des Mailservers
- Schnelle Auffindbarkeit von alten E-Mails
- Verhinderung von Datenverlust
Umsetzung und Empfehlung:
Für die rechtssichere E-Mail-Archivierung empfehlen wir die Verwendung professioneller Branchensoftware wie Mailstore, weil diese Lösungen alle rechtlichen Anforderungen erfüllen und ein bequem durchsuchbares Archiv bieten. Zudem kann sie nahtlos in verschiedene E-Mail-Tools wie Outlook integriert werden.
Archivieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr deshalb sicher und effizient mit Mailstore! Wir beraten Sie gerne.